Prodotti Conservazione e Archiviazione Documenti

Che si tratti di un angolo per la gestione domestica delle bollette e dei file familiari o di un home office per chi lavora in smart working o di un tradizionale ufficio, trovare soluzioni per la conservazione dei documenti e la relativa archiviazione è importantissimo. Da soluzioni in ordine alfabetico a quelle temporali, ecco alcune opzioni a tua disposizione per poter gestire il tutto in modo sicuro.

Conservare pagamenti, multe, F24, contratti e molto altro è essenziale: la burocrazia italiana richiede una lunga conservazione e per adempiere in totale legalità ma soprattutto avere la certezza di recuperare quanto serve qualora fosse necessario, l’ordine è imprescindibile. Su Aosom trovi tantissime opzioni per conservare i documenti o archiviarli pur mantenendoli a portata di mano, scopriamole insieme. 

Come Archiviare i Documenti Cartacei in Ufficio?

Tra gli elementi più importanti per l’arredo e i prodotti da ufficio ci sono cassettiere e armadi portadocumenti; spesso in combo con scrivanie o librerie, vengono utilizzati per arredare creando spazio di archiviazione in cui catalogare tutto in ordine temporale e alfabetico. 

Seppur un sistema digitale sembra risultare un’ottima opzione, non possiamo certo escludere l’archiviazione cartacea essenziale soprattutto per i file più datati ma anche per escludere catastrofi piuttosto diffuse a Cloud e altri strumenti web. Chiaramente bisogna prendere in considerazione le leggi GDPR sulla conservazione dei dati personali e non va trascurato l’ordine che deve essere mantenuto nel tempo per fare in modo che la scelta sia efficace.

Tipologie di prodotti per Conservare Documenti

Sono due le principali opzioni che hai a tua disposizione per la conservazione e l’archiviazione: le cassettiere e gli armadi portadocumenti, entrambi efficaci ma con caratteristiche differenti.

Le cassettiere portadocumenti vengono vendute diverse dimensioni e configurazioni, con cassetti che possono ospitare cartelle sospese, documenti sciolti o altri materiali d’ufficio. Quelle verticali, occupano meno spazio, sono particolarmente utili in uffici piccoli, ma se ne trovano persino di orizzontali. Sapevi che alcune sono mobili? Molte proposte sono dotate di ruote per rendere più agevole il loro spostamento.

Altra opzione che forse non hai considerato sono gli armadi portadocumenti: robusti e sicuri, hanno talvolta una chiusura di sicurezza con lucchetto e vantano una protezione superiore contro danni accidentali e accessi non autorizzati.

Quanto tempo Conservare Documenti? 

In Italia la burocrazia è dettagliata e richiede molto impegno da parte di cittadini e lavoratori. A stabilire per quanti anni bisogna conservare i documenti ci pensa l’articolo 2200 del Codice Civile che stabilisce l’obbligo di almeno 10 anni dall’ultima registrazione. Durante questo periodo stato e istituzioni possono richiedere una verifica ed è importante riuscire a recuperare tutto agilmente per non farsi prendere dal panico e dimostrare la propria buona condotta.

Come Ordinare Documenti: tecniche e trucchi

Ecco qualche consiglio utile per tenere ordinati i documenti con alcuni trucchi: 

• Categorizza. Prima di tutto, è essenziale pianificare un sistema di archiviazione che sia adatto alle esigenze specifiche dell’ufficio quindi procedi categorizzando. I documenti possono essere divisi in categorie come fatture, contratti, corrispondenza, rapporti, file legali, ecc. Una volta definite le categorie, è utile suddividere ulteriormente i documenti in sottocategorie per rendere ancora più facile il loro recupero;  

• Scegli cosa usare per l’archiviazione. Le opzioni comuni includono cartelle sospese, raccoglitori ad anelli, classificatori e archivi mobili. Ogni strumento ha i suoi vantaggi e le relative caratteristiche;  

• Ordina ed etichetta. Tra gli step fondamentali che ti aiuteranno a recuperare agevolmente c’è quello di riordinare solo dopo aver etichettato, in questo modo ogni box o contenitore rivelerà già cosa contiene;  

• Aggiorna periodicamente il sistema. Stabilire una routine di revisione periodica dei documenti per assicurarsi che siano archiviati correttamente e che quelli non più necessari vengano eliminati. 

Ricorda: il disordine è il tuo nemico numero 1, armati di buona pazienza e struttura un metodo di archiviazione efficace!

Offerte e Promozioni per Prodotti di Conservazione e Archiviazione Documenti

Tenere in ordine all’interno di mobiletti bollette e pagamenti, F24, cartelle esattoriali e altre scartoffie relative al lavoro è fondamentale. Organizzazione e sistemazione possono fare la differenza ma trovare soluzioni salvaspazio è altrettanto importante. 

Su Aosom trovi le soluzioni dei migliori marchi: dai un’occhiata al nostro catalogo, con tutti i consigli che ti abbiamo fornito avrai le idee più chiare e avrai modo di scegliere tra le tante opzioni come quelle firmate Homcom o Vinsetto e ottenere il massimo da queste opzioni di archiviazione. Approfitta di offerte e promozioni e riorganizza il tuo ufficio migliorandone l’ordine con le nostre proposte.